非営利法人として定められている、もっとも重要なものの一つが会員総会。商工会の会員は、日系企業が加入する普通会員、非日系企業が加入する準会員、そして個人会員となっているが、会員総会での投票権は普通会員企業のみ。本来の規定では、投票権を持つ企業代表者のみが会員総会に招待され投票権を行使することになっているが、商工会では多くの会員に活動や状況を理解してもらいたいとして、普通会員企業に限定せず、全会員を招待している。

これまでは、ホテルの会場で、理事会、会員総会、懇親レセプション、新理事会というスケジュールで行っていた。参加者数は理事・関係者を含めて60名から80名程度。会員総会の時間は45分程度で、総会前の理事会、総会後の理事会と懇親レセプションを入れて、約３時間程度。懇親レセプションでは、軽食と飲み物を提供しており、会場、会議室の借料併せて総費用5000ドルから7000ドルほどかかっていた。

コロナで他の会員と会うことができなかったからか、最近は懇親会の要望が強く、対面での開催を復活した新年会、忘年会、新入会員懇親会などは、毎回ほぼ定員満席の状況。会員総会での懇親会も期待されていることから、今年初めて会員総会と懇親レセプションを別会場で行うことにした。

会員総会とその前後に行う理事会は、合わせて２時間ほどで終了することができ、粛々と会議・会員総会を行えればよいと考え、高いホテルの会場を避け、以前セミナーで利用したことがあるトロント市の施設内会場を利用することにした。本来は４時間が最短借用時間となるが、事前の交渉と担当者の手続き上のトラブルがあり、特別に２時間で借用することができた。

会議前と会議中の飲み物も、近隣のコーヒーショップからケイタリングを注文した。会員総会で使用する資料や議事次第などは招待メールで事前に送っておき、当日配布する資料もなし。結果、非常に簡素な会員総会となり、費用も従来の十分の一で抑えることができた。

一方、会員総会後の懇親会は会費制として、近隣の、毎年忘年会でお世話になっているお店で開催。会員総会には参加できなかったが懇親会は参加するという方もおり、ほぼ貸し切り状態。２時間の懇親レセプションで途中席替えを行い、多くの方が交流の機会を楽しまれた。

後日のアンケートでは、会員総会と会員交流の場を従来のように同一会場にして欲しいという声もあった。懇親レセプションに参加できない方が、会員総会の場で多くの方と交流したいというご希望と受け取った。たしかにそうした機会を提供する必要もあると考え、今後の検討事項とした。