クリスマス・年末・年始の事務所休暇明けには、事務局にとってもっとも多忙な月が始まる。商工会の会計年度末は12月となっており、オンタリオ州NPO法人として、そして会費をいただいている会員の方々に適正な運営をしていることを示す意味で、会計士による会計監査を受け、会費の使われ方や適性な会計処理が行われているかを確認してもらう必要がある。

監査期間は例年大体2週間。コロナの間は、接触を減らすためにオンラインで監査を行っていただいたが、オンラインでは、対面での処理よりも多くの手間がかかる。事務所に来ていただく対面であれば、請求書や銀行書類などをその場で確認してもらうことができるが、オンラインとなると、監査でピックアップされた取引リストを送ってもらい、それに関連した書類を探し、スキャンして送るという手間となる。

会計処理は、外部のアカウンタントに依頼しており、PCベースの会計システムへの入力を行ってもらっているが、処理が終わった請求書や関連書類は事務所に保管しているため、監査のためには、必要な支払い書類、銀行手続き書類、関連書類などをすべてホームオフィスに持ち帰る必要があった。

指定された書類をメールで送るためには、必要な部分をPDFにスキャンすることが必要で、説明も追記する必要がある。時には添付資料ファイルが大きすぎて届かなかったりすることもあるため、メールが届いたかどうかもフォローアップしなくてはならない。そうした手間を極力省くためにも、今年は事務所に来ていただき、対面での対応をお願いした。

検証する書類は事務所に保管されているファイルから直接みていただき、必要な説明を加えることで迅速に進めることができる。また、追加資料が必要になった場合も、即時対応できる。商工会は規模が大きくないため、監査検証項目も多くなく、事前にPC会計システムのバックアップファイルを送っておき、検証リスト作成の作業を事前に行ってもらい、それに基づく検証作業のために事務所に来ていただいたのは２日。

この監査の前に、通常の会計処理、そして年度末特別処理などとその入力、そしてそれに基づいた決算書および主要勘定の明細作成と非常に細かな作業を行う。こうした会計決算処理は、社会人になって以来、40年以上やっており、頭の体操にはとてもよい作業。

決算監査と同時並行で行うのが、新年懇親会準備。ほとんどの準備はアシスタントの方が行ってくださる。新年懇親会の福引スライド作成などのために夜中まで作業となることもあるが、歴代優秀なアシスタントに恵まれ、今年も無事に準備を進めることができた。

補習校運営でも1月は、忙しい。４月から始まる新年度の入園入学準備が始まる。昨年12月からオンラインでの入園入学説明会を行っており、１月上旬にも開催。加えて、昨年から始めた幼稚部年中入園希望者のための体験授業説明会も土曜日に開催。また、補習校では全教員との年次面談もあり、そのために土曜日は補習校へ。

それに加え、商工会・補習校はオンタリオ州のNPO法人として登録しているが、そのNPO法が改正となり定款の全面見直し作業を行ってきたが、その最終ドラフトを作成し、この春の会員総会に諮らなければならない。

昨年夏以降、理事会、運営委員会で法律事務所の提案やアドバイアスを受けて審議しており、その決定を反映した最終ドラフトを仕上げる作業が結構大変。結構なボリュームの普段読みなれない英語での法律文書を詳細に検証し、変更点を弁護士に伝える作業に神経と時間を使った。

例年のことに加え、追加の事項・イベントが増えたことで多忙な１か月であったが、なんとか乗り切ることができた。２月、３月、４月と多くのイベント、作業が待っているが、がんばって乗り切る覚悟。