商工会の会計処理は、パソコンベースの会計ソフトを使用している。自分が商工会にお世話になる以前は、すべてマニュアルで帳簿管理していたようだが、それを会計ソフトに移管したのが、2007年。会計専用端末用にデスクトップパソコンが一台必要となり、会員企業さんに、使わなくなったパソコンをご提供いただきたいとお願いしたところ、数社から申し出をいただき、セットアップを行った。

しかし、2011年にはそのパソコンも不調となったことから、新たに専務理事共用という形でデスクトップパソコンを購入。その時のマイクロソフトのウィンドウズはVISTA。2015年に会計ソフトのアップグレードが行われたものの、なんら問題なく、現在も使用している。

プリンターも15年くらい前に購入したものを利用してきたが、そろそろ寿命なのかきれいに印刷できなくなったことから、この度、オフィスのプリンターを新たに購入した。紙の使用は極力減らしており、会員総会など最低限の印刷物はあるものの、理事会などの会議資料も事前に配信することにし、印刷して配ることをしていないので小型のものにした。

購入して、ラップトップPCに接続し、さて会計専用端末デスクトップも接続しようとしたところ、最新のプリンターはVISTAのサポートをしていなかった。仕方ないと思ったものの、その時に気づいたのが、会計専用端末デスクトップのハードドライブの状態。120GBという容量がほぼ一杯になっていることを発見。道理で遅いはずだ！と会計ソフト以外のソフトとファイルの整理、消去を始めた。これが大きなミスの始まり。

このPCでは、ONE DRIVEというクラウドストレージサービスを利用していたが、バージョン改定でVISTAでは使えなくなっていた。必要なファイルは現在も使っているONE DRIVEにすべてあると思い、このPC内のONE DRIVEフォルダーに保存したファイルをすべて消去した。ところが、そのつながっていないONE DRIVEのフォルダーの中に、会計ソフトのデータファイルがあったことに気づいたのは消去してしまった後。

ちょうど７月の銀行取引や支払い処理を行った後で、バックアップファイルを取ろうと思い、会計ソフトを起動したところ、ファイルがないとのメッセージを見て、初めて気づいた。会計ソフトには、カンパニープロファイルと会計データの２つのファイルがある。カンパニープロファイルがないと、会計データを読み込めない。

幸い、カンパニープロファイルファイルはバックアップしているものが見つかり、それを読み込み、会計ソフトを起動。会計データも６月までのデータバックアップがあったので、それをリストアして６月末までの状態まで復旧できた。しかし、当日アカウンタントに処理してもらった７月のデータは復旧できず。仕方なく、後日、アカウンタントに再度来てもらい、７月のデータを再入力してもらうことにし、無事復旧できた。

今回の失敗で肝に銘じたことは、重要なデータのバックアップは複数、別のメディアに取っておくこと、データ消去は十分に下調べをすること。まさに、冷や汗をかいた８月でした。