商工会では、３月に年次会員総会を開催している。10年以上前には１月の新年懇親会と同日、懇親会の前に行っていたが、決算処理や理事改選のタイミングなどの理由から３月に変更した。今年、自分が専務理事になって初めて、対面での特別会員総会を開催した。

これまでに、年次会員総会以外で、会員決議を取ったのは、2010年ハイチ大地震への寄付、2011年東日本大震災への寄付のみ。商工会会則では、商工会の資金を使った寄付は会員総会決議事項となっているが、両事案とも緊急性があったことから、ともに書面・メールによる決議とした。

今回開催した特別会員総会の議案は、オンタリオ州非営利法人会社法改定に伴う商工会のBy-Lawの変更。20年振りに改定となった会社法の規定により、織り込むことが義務付けられた項目がありBy-Lawの再提出が必要となったことに合わせて、40年来大きな変更をしてこなかった商工会By-Lawを現状に合わせたものにするという内容。

具体的には、１）理事員数を１３名固定から11名～15名の変動幅とする　２）理事会、会員総会に電話、オンライオンツールでの参加も有効とする　３）理事会での決定事項に対する理事及び理事会の責任を明確化する　４）エクゼクティブ委員会に与える権限移譲の範囲を制限する　５）会計監査委員会の構成及び運営条件を規定するとなっている。

この内容については、法律事務所のアドバイスとサポートを得ながら、理事会にて昨年夏から検討、確認を進めていた。理事会の了解・決定を法律事務所に伝え、その内容に沿った英文のBy-Lawドラフトを作成してもらったが、３月の年次会員総会には間に合わなかったことから、６月の特別会員総会となった。

会員総会招集には、一定期間の猶予を持ち、議案内容の配布と説明が必要とされるため、改定By-Lawドラフトとその説明を５月末に投票権を持つ普通会員企業に配信。By-Law変更という重要案件のため、総会開催定足数（普通会員企業数の過半数の出席及び議長団への全権委任状提出）に加え、有効定足数の2/3の賛成が必要とされたが、普通会員数112社に対し、出席・委任状総数84社となり、総会では全会賛成で議案は可決された。

これから、10月の提出期限までの間、法律事務所のアドバイスとサポートに基づき、提出正式書類を作成し、完了する予定。何十年に一度の改定作業、とてもよい経験となっている。今回のBy-Lawの改定に沿った日本語での会則（位置づけは運営マニュアル）も改定が必要となるが、その承認は2025年３月年次会員総会にかけることになっている。