商工会の会計年度は暦年となっており、12月31日。しかし、理事の交代、会長就任は４月１日としている。15年ほど前までは、ともに暦年を年度としており、１月の新年懇親会と会員総会を同じ日に行っていた。そのため、事務局では決算監査と会員総会に集中し、新年懇親会準備は、文化部長となっている理事会社の方にすべてお願いしていた。

担当してくださった会社さんでは、駐在員の方も現地採用のスタッフの方も巻き込んで新年懇親会の準備に追われることになり、事務局でも年明けは決算業務・監査対応を２週間で完了しなければならないことから業務が集中し、超多忙を極めていた。

自分が専務理事になり、まず手をつけたのがこの点。駐在員が少なくなっている中、新年懇親会とゴルフ大会の準備を担当理事の会社さんに丸投げでお願いするのは大変申し訳ないと思っており、新年会とゴルフ大会の準備は事務局がすべて行うこととし、会員総会を１月から３月に変更し、理事の改選も４月１日とすることを提案し、承認を得て現在に至っている。

新年会、ゴルフ大会とも準備、特に直前の作業は非常に大変であるが、歴代のアシスタントの方は夜中も休日も作業に集中してくださり、会のやり方も質素に、簡素にしていくことで作業の軽減に努め、なんとかこなせている。また、会員総会を３月に変更したことで、決算業務・監査対応にも時間的余裕ができ、最終調整・修正ができるようになった。

理事改選についても、以前は１月の会員総会で理事に選出され会長となった方が、その直後に春の人事異動となり、理事改選、会長選出をやり直すということがあったが、３月会員総会、４月改選としてことで、ぎりぎりまで春の人事異動に対応できることとなった。それでも、人事異動内示が直前である企業さんがあり、バタバタすることはあるが、それは仕方ないとあきらめている。

補習校は、日本の学校年度と同じとなっており、会計年度も理事就任を含め運営年度も４月始まり翌年３月終わりとなっている。派遣で来られる校長先生、教頭先生もよほどの事情がない限り、年度に合わせて着任離任される。今年も４月初めに近藤校長先生が着任され、新体制での年度スタートを切ることができた。

運営委員の方は、２年の就任期間でお願いしているが、就任年度を数名ずらしており、毎年メンバーが変わる。そのため、初顔合わせとなるのが入園入学式に来賓として参列いただくときとなる。決算・監査は、新年度が始まり、落ち着いてきたころから開始し、主に夏休み中に集中的に処理対応を行う。ただ、決算日から６か月以内に国税庁CRAに申告しなくてはいけないため、あまりゆっくりもしていられないのが実情。

そのような状況ながら、商工会、補習校とも、無事４月からの新体制がスタートした。今年度も様々な工夫をして、よりよいサービスを提供するよう努力を続けたいと思っている。