専務理事のばたばた日記 

第142

商工会事務局 伊東 義員




1月 新年会日 今年の新年会もドタバタ
1月には商工会最大のイベント、新年懇親会がある。以前は、文化部担当理事の会員企業さんに丸投げでお願いしていたが、駐在員も減りただでさえ忙しい1月に、新年懇親会の準備をお願いするのは申し訳ないと思い、2008年50周年記念式典から企業さんにお願いするのを止め、全て事務局で行うことにした。

事務局に引き取った最初の年が50周年式典だったこともあり、深淵懇親会の前の数日は、ほぼ夜中までアシスタントが頑張ってくれたことを思い出す。当時は、会員総会と新年懇親会を同日に行っていたため、準備も2倍。期末会計監査も並行して行わなければならなかったことを思うと、今更ながらよくできたものだと感心する。

その数年後からは、会員総会を3月に変更し、業務ピークを軽減している。毎年開催する新年会では、前年のアンケート結果を受け、常に改善する努力をしている。

昨年は、会場を別のホテルに変えたことから双方に手際のまずさもあり多くの反省点が出た。その中で最大の反省点は、会場の広さ。200名のゲストを想定して、ボールルームの中央2部屋で行ったが、最終ゲスト数が230名まで増え、当初よりかなり狭いと想定していたところにさらにテーブルを無理やり押し込んだため、ゲストもサーバーも身動きが取れない状態だった。

今年はホテル側と早い時点から交渉し、昨年の2倍の広さになるボールルーム全面、4部屋を使うことができた。そのため、ドリンクバー2箇所、寿司バーも会場内に設置でき、周辺には歓談できるスペースも確保することができた。ゲストは昨年を上回る約250名。年々参加者が増えており、ありがたい。

商工会の新年懇親会の目玉はなんといっても福引。航空会社数社から日本行きの航空券を提供していただき、会員企業、日系レストランなどからも多数福引景品を頂いている。その総数は100件を超え、参加ゲストの二人に一人の方に当たる。

福引方法も番号だけを発表するのでは面白みがないので、じゃんけんや隠しくじを取り入れ、盛り上がる工夫をしている。件数が多いため、福引時間も1時間以上かかる。そのため、今年は食事中から福引発表を開始した。参加者からの反応がちょっと心配されたが、概ねご理解いただけたようだ。

他の反省点は、招聘した落語家 柳家東三楼師匠の落語パフォーマンス。ホテルの規則上、高座を準備することができず、低い位置での講演となってしまい、見えない、声が聞こえないというご意見をいただいた。食事歓談中の落語講演であったこともあり、心配した通りざわざわとした中での講演は、師匠にも申し訳ないと感じた。

参加者からも、良かったという声と残念だったという声が半々、また新年懇親会は賀詞交換会の意味もありあえてパフォーマンスはなくてもよいのでは、というご意見もいただいた。福引だけで十分とも感じており、来年以降の企画で検討していきたい。

音響や映像についても、スクリーンが見えない、音響が聞こえないというご意見をいただいた。会場が2倍の広さになったこともあるが、実は今回、映像、音響はすべて事務所がセットアップしている。最初は、ホテル指定のAV専門業者にお願いする予定で見積もりを取ったが、その金額がなんと7000ドル以上。

機材借用費もさることながら、そのセットアップの人件費が高く、とても負担できるものではない。そこで、補習校からPA機材を借用、ケーブル類とプロジェクターは新規購入し、後は手持ちの機材ですべてセットアップした。かかった費用は400ドル弱。専門業者が行うような立派なものではなかったが、なんとか形になったのではないかと思っている。



(上記記述は、筆者の個人的意見、判断で書かれているもので、商工会の意見・意向を反映しているものではありません。また、個別内容について、誤解、理解不足等があるかもしれませんが、それらは全て筆者の責任によるものです。)



この号の目次へ戻る